Information management in the age of E-government - the case of South Africa

The purpose of the research study was to explore how information is managed, in selected South African government departments, since the South African government is moving into the age of e-government and electronic service delivery.This study has tested and found that the degree to which information and knowledge are captured and used to support good governance depends on whether a strong underlying information management infrastructure is in place.A descriptive literature study was conducted to obtain information and views from available related literature that also served as the theoretical basis for the subsequent argument that the success of e-government depends on good information management, not just establishing an on-line presence.The primary data collection for this study was conducted from government employees, junior, middle and senior management level, employed by various Departments, in the National Offices.The findings indicate that a carefully considered plan and strategy for information management infrastructure development are required that include generating a shared vision for information management, a strong action and wide awareness and support by the key stakeholders.Various conclusions have been reached through this study i.e.:• The creation, use and preservation of electronic records pose special challenges requiring new techniques and tools but based on traditional information management principles and goals.• A learning culture and strong infrastructure of laws, policies, standards, practices, systems and people are required to support information management for both traditional and e-governance needs.• Good recordkeeping is a core component of good governance, especially in an increasingly information and technology-intensive environment.A number of recommendations are made, including suggestions that the South African Government should develop the information management structures within the Departments and identify the barriers to information sharing, and also barriers related to culture and structure. OPSOMMINGDie doel van die navorsingstudie was om te ondersoek hoe inligting bestuur word in geselekteerde Suid-Afrikaanse staatsdepartemente, omdat die Suid-Afrikaanse staatsdiens in 'n era van e-regering en elektroniese dienslewering beweeg.Hierdie studie het getoets en bevind dat die mate waarin inligting en kundigheid vasgelê en gebruik word om goeie bestuur te steun, afhang of 'n sterk onderliggende inligtingsbestuur infrastuktuur in plek is.'n Beskrywende literatuurstudie is gedoen om inligting en oogmerke van beskikbare verwante literatuur te bekom, wat ook as 'n teoretiese basis gedien het vir die daaropvolgende argument dat die sukses van "e-regering"van goeie inligtingsbestuur afhang, en nie net deur 'n aanlyn-teenwoordigheid te vestig nie.Die primêre data insameling vir die studie is uitgevoer onder staatsdienswerknemersjunior, middel en senior bestuursvlak -in die diens van verskeie Departemente en in die Nasionale kantore.Die bevindinge dui aan dat 'n noukeurige plan en strategie vir die inligtingsbestuur infrastruktuur nodig is, wat insluit die ontwikkeling van 'n deelnemende visie vir inligtingsbestuur, sterk deelname en 'n wye bewusmaking en ondersteuning van belangrike belangegroepe het.Verskeie gevolgtrekkings is bekom deur hierdie studie, nl.:Die ontwerp, gebruik en bewaring van elektroniese verslaggewing bied spesiale uitdagings wat nuwe tegnieke en middele benodig wat gebaseer is op tradisionele inligtingsbestuurbeginsels en teikens; 'n Geleerdheidskultuur en 'n sterk infrastruktuur van regte, beleid, standaarde, praktyke, sisteme en mense is nodig om inligtingbestuur te steun vir die tradisionele en e-regering benodighede; Goeie rekordering is 'n kernkomponent van goeie bestuur, veral in 'n stygende inligtingsen tegnologies-intensiewe omgewing.'n Aantal aanbevelings is gemaak, insluitend voorstelle dat die Suid-Afrikaanse staatsdiens die inligtingsbestuur strukture moet ontwikkel in die Departemente, en ook die versperrings tot inligting moet identifiseer, asook in verband met kultuur en struktuur.